iPhone設定・使い方・Tips 今年こそEvernoteで年賀状を整理する!実際やってみたら、お年玉当選検索や共有など色々便利すぎました。

今年こそEvernoteで年賀状を整理する!実際やってみたら、お年玉当選検索や共有など色々便利すぎました。

iPhone設定・使い方・Tips

techjo編集部



三が日も終わり、年賀状(自宅、会社、編集部あてなど)を色々といただいたので、前からやりたかった整理を例によってエバーノートでやってみました。便利だろうとは思っていましたが、想像以上にメリットが多かったのでご紹介します。

今回は、せっかくいただいた年賀状を綺麗に残そうと思います。なのでScanSnapを使用します。上の写真はScanSnap S1100です。これでやろうと思ったのですが、枚数が多いのでScanSnap S1500Mを使用することにしました。

こっちのScanSnap S1500Mを使ってできるだけ綺麗に取り込んでみます。

ScanSnapを使って年賀状を取り込む(JPG)

今回はJPEG形式で綺麗に取り込もうと思います。

なぜJPEGにするのかですが、

  • iPhoneで見るときにPDFより表示が早い
  • 汎用性がある(Flickrに保存したりできる)

PDFでも問題ありませんが、PDFにすると再利用がしにくいのでもっぱらエバーノートに取り込む時はJPEGを使用しています。ただしページ数の多いものはPDFが便利です。

まずScanSnap Managerで読み取りモードのカラーモードをカラーにします。これをしないとJPEGで取り込めないためです。今回はMacを使用しています。

ファイル形式からJPEGを選択します。

いただいた年賀状を綺麗に取り込むためにファイルの圧縮率を最低にして、ファイルサイズを最大にします。要はスライダーを左に動かします。

ScanSnapで取り込みます。上のダイアログが出たら、任意の保存場所を指定して「保存」を押します。

取り込んだファイルをエバーノートに取り込みます。新規ノートを作って年賀状画像をドラッグします。

今回の年賀状取り込みのルールは以下のように決めました。

フォルダ分け(ノートブック分け)はとりあえずしない。Inboxへ。
  • タイトルは検索しやすいように「2012年賀状|差出人氏名」にする
  • 1年賀状1ノート
  • タグは付けない

要するに手抜きな訳ですが、取り込む前にあれこれやると面倒になるので、「綺麗に」「取り込む」この2点に絞ってみました。

取り込んで分かった便利な点

検索が快適すぎる

120枚ほど取り込んでみました。すべてのタイトルに「2012年賀状」と付けているので、それをキーワードに検索すると今年の年賀状だけを絞り込むことができます。 「全ノートブック」を対象に検索すれば、例えば会社宛の年賀状は会社ノートブックに、個人的なものは個人ノートブックに入れておいてもまとめて抽出できます。

お年玉当選番号も検索できる

「2012年賀状」+「番号」で検索してみました。エバーノートの真骨頂「画像からの文字抽出検索」が炸裂します。お年玉年賀状の当選番号を検索すればヒットするので、一枚一枚見比べなくてもいいですね。これは便利です。

共有も簡単にできる

会社の他の人宛の年賀状も取り込んでみました。◯◯宛と名前をつけて1つのノートにまとめて年賀状を入れています。

共有すれば、すぐにURLが発行されます。

URLをメールなどで送るだけで簡単にブラウザから見ることができます。相手がエバーノートを使っていなくてもOKです。便利ですね。

あけおめメールやツイートも保管する

紙ではない、あけおめメールやツイートも同じルールでエバーノートに取り込んでおけば、さらに便利ですね。 ツイッターからエバーノートに送る方法は下記を参考にしてください。 [Evernote活用入門] TwitterのつぶやきをEvernoteにライフログとして残せばタイムラインの彼方に忘れ去ることもありません。

来年以降の年賀状管理もバッチリです。

これで今年の暮れに、誰から年賀状もらったっけ?という年末恒例の悩みからも解放されそうです。 今回は、ScanSnapとパソコンを使用する例をお話しましたが、パソコンがないという方もいらっしゃると思います。 iPhoneからやる方法は、こちらの記事を参考にしてみてください。

[Evernote活用入門] 無料アカウント&無料アプリとiPhoneだけ!名刺やレシート管理から始めるお気軽エバーノートの使い方

パソコンをお持ちの書類を大量に保管している方は、ぜひScanSnapの導入を検討してみてください。ScanSnapがあれば年賀状に限らず、郵便物や請求書、名刺やショップカードやチラシなど、あらゆる紙を取り込んで整理できます。 もちろん本の自炊にもチャレンジできます。

参考記事:ScanSnap|今こそ自炊デビューした私の方法を、話題のスキャナーを使ってご紹介♪雑誌や本をスマートなPDFにし、スタイリッシュに持ち歩こう!

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